Penyimpanan Arsip

http://kuciingsetia.blogspot.com/2014/11/penyimpanan-arsip.html

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Latar belakang dari penulisan makalah ini bertujuan pada keingintahuan pembaca dan penulis mengenai arsip dan penyimpanan arsip, dalam konteks tersebut penulis ingin menjabarkan apa itu arsip dan bagaimana pula penyimpana arsip tersebut. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Wursanto (2001:28) yaitu: Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, dan Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Sistem penyimpana arsip sendiri adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip. Dalam penyimpana arsip ada beberapa beberapa prosedur, tempat dan sistem penyimpanan.

Kegiatan penyimpana  arsip ini sangatlah berguna untuk melindungi arsip itu sendiri. Maka dari itu penyimpanan arsip membutuhkan suatu tempat khusus agar arsip tetap terjagaa, aman dan memiliki nilai guna.

1.2  Rumusan Masalah

1.2.1        Apa Pengertian Dari Arsip ?

1.2.2        Apa Pengertian Dari Penyimpanan Arsip ?

1.2.3        Apa Peralatan Tempat Menyimpan Arsip ?

1.2.4        Bagaimana Prosedur Penyimpanan Arsip ?

1.2.5        Bagaimana Sistem Penyimpanan Arsip ?

1.3  Tujuan Penulisan

1.3.1        Untuk mengetahui apa arsip itu.

1.3.2        Untuk mengerti dan mengetahui pengertian dari penyimpanan Arsip.

1.3.3        Untuk mengetahaui bagaimanaa peralatan tempat penyimpanan Arsip.

1.3.4        Untuk mengetahui bagaimana prosedur penyimpanan Arsip.

1.3.5        Untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan Arsip.

BAB.2 PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Arsip

            Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat

2.2  Pengertian Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.

2.3  Peralatan Tempat Menyimpan Arsip

Peralatan   penyimpanan   dapat   digolongkan   menjadi   peralatan   manual, mekanis dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen dan peralatanya sebagai berikut :

1.      Spindle file

Alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan revokusioner karena dokumen  kertas dapat langsung  ditancapkan  dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. Hingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.

2.      Filing Cabinet

Ada macam-macam filing cabinet, 1) Lateral filing cabinet, lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip secara lateral. 2) Vertical filing cabinet, Yaitu lemari arsip yang berlaci dan memiliki penampang untuk menempatkan folder secara vertical. 3) Rotary filing cabinet, Merupakan  cabinet  untuk  penyimpanan  arsip  menggunakan  Sistem  Carousel. Yakni,  arsip-arsip  disimpan  di dalam  map  khusus,  yang  diletakkan  tergantung memutari  suatu  piringan  (tier).  Piringan  dapat  berputar  kedua  arah.  Rotary  memungkinkan  semua  file  tersedia  di depan mata, cukup hanya dengan memutar file. 4) Mobile filing cabinet Adalah lemari arsip yang dilengkapi dengan roda sehingga mudah untuk digeser/dipindah. 5) Fire resistant filing cabinet yaitu  lemari  arsip  yang  terbuat   dari  bahan  tahan   api, sehingga arsip yang tersimpan lebih aman.

3.      Compact Rolling Shelving

Adalah lemari untuk menyimpan file/dokumen yang diletakkan  berjajar  dan dapat bergerak  di atas rel secara manual maupun mekanis, sehingga terjadi efisiensi pemakaian ruang penyimanan arsip. Arsip lebih   mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko kehilangan. Kantor terlihat lebih rapi dan bersih. Sangat cocok untuk arsip dalam jumlah banyak.

4.      Lemari Cardex

5.      Tray Cabinet

6.      Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri   dari   dua   bagian,   yaitu : bagian   yang menonjol  yang  disebut  tab  atau  tab  guide.  Tab guide berguna untuk menempatkan atau mencantumkan  kode-kode,  tanda-tanda  atau indeks-indeks klasifikasi; dan badan guide. Satu guide hanya mempunyai satu tab.

7.      Folder

Yaitu map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan  warkat,  ditempatkan  di belakang  guide.

8.      Kartu  indeks

9.      Microrecord file

Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yang dapat memuat mikrofile, kartu logam (aperture card), mikrofilm.

2.4  Prosedur Penyimpanaan Arsip

            Prosedur penyimpanan adalah langkah- langkah  pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpanya sutu dokumen. Dalam prosedur penyimpanan ada dua macam penyimpanan yaitu, penyimpanan dokumen yang belum selesai diproses (file pending ), dan yang kedua adalah penyimpanan dokumen yang sudah diproses (file tetap).

            Penyimpanan file sementara adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelm suatu dokumen selesai diproes.  File ini terdiri dari map –map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga

            Untuk penyimpanan file tetap atau permanent file langkah - langkah atau prosedur dalam penyimpanan arsip adalah sebagai beriuut :

1.      Pemerikasaan.

Pemeriksaan adalah tindakan terhadap dokumen sebelum sebuah dokumen tersebut disimpan secara tetap. Maka yang harus dipastikan adalah apakah dokumen tersebut sudah diprosess atau belum. Langkah ini adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen – dokumen tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Apaalbila dokumen siap untuk disimpan maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan.

2.      Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, kata – tangkap lainya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepadda sistem penyimpanan yang dipergunakan.

3.      Memberi Tanda

Setelah menemukan nam atau indeks yang tepat untuk sisstem penyimpanan, selaanjutnya dilakukan pemberian kode. Langkah lazim ini juga bias disebut pengkodean, dilakukan secara ssederhana yaitu dengan memberikan garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok paada kata tangkap yang suddah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

4.      Menyortir

Mengelompokan dokumen- dokumen untuk untuk persiapkan ke lanakah terakhir yakni penyimpanan.  Dengan dilakukan langkah ini maka dapat mempermudah proses peletakaan dokumen berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan.

5.      Menyimpan atau meletakan

Penyimpanan yaitu menempatakan dokuumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan pelaratan yang digunakan. Dan ada 4 sistem  standar yang sering dipilih salah satu sebagai sebagai sistem penyimpanan, yaitu ssistem abjaad, geografis, subjek, dan numerik. Langkah ini merupakan langkah terakhir dalam prosedur penyimpanan. Dalam langkah terakhir ini diharapkan tidak terjadi kesalahan agar langkah prosedur kearsipan dari awal sampai akhir dengan tahap menyortir tidak sia-sia.

2.5 Sistem Penyimpanan Arsip

            Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpana dokunmen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan pada prisipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari dokumen dari dokumen yaang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya adalah 2 jenis urutan urutan abjad dan urutan angka.

            Sistem penyimpana yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama, sistem geografis dan sistem subyek, sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik(sistem subjek dengan kode nomer). Pada umumya penyimpanan sebagai sisstem penyimpanan yang standaar adalah sistem penyimpanan sistem-abjad, sistem numerik, sistem geografis dan sistem subjek, serta sistem warna.

1.      Sistem Abjad

Sisstem aabjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdassarkan susunan abjad dari kata tangkap atau nama yang bersangkutan. Melalui sisstem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kataa demi kata demi kata, hurruf dengan huruf. Naamaa dapat trdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang terdiri dari nama lengkapaa dan nama tunggal. Sedangkan untuk nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, naamaa badan swasta nama badan organisasi

            Sistem penyimpana ini ini biasanya dipilih sebagai ssistem penyimpan arsip, karena :

1.      Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen. Sehingga dokumen-dokumen cendderung dicari atau diminta melaalui namaa orang atau lembaga.

2.      Dokumen-dokumen daari nama yang sama, akan berkelompok di bawah satu nama dan ssatu tempat.

3.      Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi.

4.      Unit kerja atau kesekertarriatan biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen yang berhubungan dengan fungsi atau tugas masing-masing. Sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama. Untuk situasi tersebut susunan naama lebih membantu.

5.      Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Keuntungngan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah sebagai berikut :

1.      Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana

2.      Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

3.      Surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalm satu map.

4.      Pencarian dokumen dapat dilakukan secara lansung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu disebut sistem lansung.

5.      Susunan guide dan folder sederhana.

6.      Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

7.      Dapat juga mempunyai file campuran.

Kerugian pemakaaian sistem penyimpanan abjad adalah sebagai bberikut :

1.      Pencarian dengan nama orang tidak bisa menggunakan nama depan atau panggilan tetapi melalui nama belakang (last name)

2.      Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungannya satu sama tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan.

3.      Ejaan huruf sering berbeda, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.  

4.      Harus mempergunakan Peraturan Mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman tentang pengaturan mengindeks.

2.      Sistem geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada menurut nama tempat. Sisteem ini sering disebut juga sistem lokasi. Sistem ini timbul karena ada kenyataan dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya  atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan

Sistem ini tepat digunakan untuk :

1.      Organisasi atau perusahaan yang memiliki cabang atau tempat usaha di berbagai tempat

Misalnya bank, asuransi, kurir dan sebagainya.

2.      Organisasi atau perusahaan memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi.

3.      Instansi pemerinahan yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan.

4.      Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan dengan berbagai negara, dan sebagainya.

Sistem geografis dikelompokkan menjadi 3 tingkatan, yaitu menurut nama depan negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

1.      Nama depan negara, surat atau dokumen yang diterima dari berbagai negara didalam sistem geografis akan dimasukkan dalam map yang dengan label negara yang bersangkutan.

2.      Wilayah administrasi negara, nama-nama tempat atau wilayah yang berdasarkan kepada pembagian wilayah yang umum dipergunakan  sebagai bagian dari administarsi suatu negara meliputi: propinsi atau negara bagian(state), kabupaten atau kota (city), kecamatan, kelurahan, atau desa.  

3.      Wilayah administrasi khusus adalah pembagian  wilayah admistrasi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi instansi-instansi tertentu, seperti pembagian wilayah aministrasi bank, angkatan udara, angkatan laut, dan sebagainya.

Keuntungan dari sistem geografis :

1.      Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.

2.      Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara lansung, tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.

Kerugianya menggunakan sistem geografis :

1.      Kemunkinannya terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.

2.      Diperlukan indeks yang tepat dan teliti, yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas abjab untuk indeks.

3.      Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.

4.      Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.

3.        Sistem subjek

Sistem sunbyek addalah sistem penyimpanan dokumen yang bberdassarkan isi yng bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalaahan, masalah, pokok surat atau subjek. Dengan artian sistem ini merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yan didiasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen. Sistem ini sangat cocook untuk penyimpanan arsip suatu instansi atau lembaga sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau unit kerjja yang mempunyai subjek atau isi kegiatan ssendiri sendiri dan pada penyimpanan sentraakl semuanya bergabung menjadi satu sistem.

Keuntungan dalam sistem subyek adalah :

1.      Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut ssebuah permasalahaan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.

2.      Dokumen subbjek dapat siperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama.

Sedangankan kelemahaan dari sistem penyimpanan subjek adalah :

1.      Ada kecendrungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali

2.      Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang digunakaan tidak dibatasi.

3.      Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuaan analis arsip yang berpengalaman.

4.      Diperlukan penunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan brbagai subjek dan informasi terkait.

5.      Sering terjadi penggunaan nama seseoraang untuk daftar subjek

Pemilihhan kataa atau frase yang akan digunakan sebagai subjek merupakan masalah penting dalam sistem penyimpanan suubjek. Subjek yang digunakan harus ringkas dan dafteaar istilah subjek sering disebut dengaan namaa daftar klasifiksi subjek atau pola klasifikasi subjek. Daftar tersebut dibagi menjadi dua jenis yaitu Daftar Klasifikasi Subjek Standar dan Daftar Klasifikasi Subjek Buatan.

Daftar Klasifikasi standar, daftar subjek ini disebut standa sebenarnya hanyalah karena daftar ini sudah merupakan standar umum di dunia internasional. Sementara untuk Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri Sendiri ini sendiri untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek, cara yang terbaik adalah mempergunakan Daftar Klasifikasi Subjek Buatan Sendiri. Hal ini dikarenakan kebutuhaan, fungsi, dan tugas suatu kantor  tidaklah sama. Daftar buatan ssendiri dapat diselaraskan dengan kebutuhan dan tujuan masing-masing kantor.

              4.  Sistem Nomor

            Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-nama  atau nama badan disebut sistem-nomor. Pada sitem nomor terdapat  3 uunsur yaitu, file utama, indeks dan buku nomor. Untuk menyimpan surat yang memerlukan map diperlukan dua macam map, map campurn dan map individu. Map campuara berisi surat-surat dari dan kepada satu koresponden yang jumlahnya kurang dari lima. Jika sudah mencapai lima, maka surat-surat tersebut dipindahkan ke maap individu dan disimpan pada file nomor atau file utama.

            Indeks disini adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Setiap koresponden atau nama mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedang untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 macam, yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang kurang dari lima maka kartu indeksnya belum dikasih nomor tetapi baaru menggunakkan huruf C yang merupakan singkatan dari kata campuran. Dan jika surat sudah mencaapai lima maka kartu indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).

            Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden dalam file sistem nama. Jadi apabila memberlakukan map individu dan map campuran, koresponden yang jumlahnya sudah mencapai 5 berhak mempunyai nomor sendiri. Untuk memberikan nomor bagi koresponden yang berhak maka diberikan nomor sesudah urutan yang terakhir.

            Sistem penyimpanan nomor ini lebih tepat digunakan untuk ; 1) penyimpanan berkas atau dokumenn yang kata panggilnya menggunakan nomor, misalnya perusahaan asuransi menyimpan polis asuransi sesuai urutan nomor-nomor polis dan bank menyimpan data nasabah berdasarkan nomor rekening. 2) Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan. 3) pada lembaga pendidikan, yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa. 4) Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.

            Keuntungan pemakaian sistem nomor :

1.      Teliti, karena penggnaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.

2.      Kode nomor dapat disamakan untuk semu unit kerja.

3.      Perluasann nomor tidak terbatas

4.      Penunjuk silang disusun berssama-sama dengan indeks

5.      Indeks memuat seluruh nama koresponden.

Kerugian pemakain sistem nomor :

1.      Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.

2.      Untuk map campuran diperlukan file tersendiri

3.      Inddeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuuan peraturan mengindeks.

Beberapa laangkah teknis menyimpan surat dalam penggunaan sistem nomor berdasarkan kasus yang muncul, dengan menggunakan map individu dan campuran adalah : Periksa pada kartu indeks; apakah nama dokumen sudah terdapat pada kartu indeks atau belum. Beberapa kemungkinan yang terjadi adalah apabila nama tersebut belum terdapat dalam kartu indeks, berarti dokumen tersebut merupakan dokumen baru. Dengan demikian langsung dibuatkan kartu indeks dengan informasi campuran kemudian letakkan dokumen tersebut pada map campuran.  

BAB 3. PENUTUP

3.1         Kesimpulan

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Sistem penyimpanan arsip mempunyai banyak macam diantaranya, sistem penyimpanan sistem-abjad, sistem numerik, sistem geografis dan sistem subjek.